Guide pour le secrétariat

  • Titre

    Guide pour le secrétariat
  • Instance démocratique

    Secrétariat - Coordination
  • Corps

    GUIDE POUR LE SECRETARIAT DE DEMOCRATIE REELLE MAINTENANT ! PARIS

    Mise au point ici : https://etherpad.mozilla.org/85XRGU3ZW6

    Le secrétariat est constitué de secrétaires désignés/reconduits (en privilégiant si possible un principe de rotation) au début de chaque Assemblée générale (AG) pour préparer l'AG suivante.

    Ses tâches sont les suivantes :

    A] Lors de l'AG où ils sont désignés, les secrétaires doivent :

    1) prendre les contacts des personnes présentes (pour leur envoyer le compte-rendu de l'AG, amendable par tous les présents), et en particulier de(s) la (les) personnes ayant pris le compte-rendu

    2) noter les prochains rdv, dont la date et le lieu de la prochaine AG

    3) récupérer auprès des anciens secrétaires les codes d'accès à la boîte mail du secrétariat (secretariatprisedelabastille@gmail.com)

    4) prendre connaissance de leur mandat, auprès des anciens secrétaires et en consultant ce guide c.f. C] 6)

    B] Après l'AG où ils sont désignés, les secrétaires doivent :

    1) Mettre en ligne le compte-rendu validé à l'AG de l'AG précédente

    2) Mettre en ligne sur l'agenda l'AG suivante, avec les informations suivantes :

    - date et lieu de l'AG (comme décidé en AG)

    - Canevas d'ordre du jour (cf. annexe 1 en bas de la rubrique) avec un Pad pour préciser collectivement l'ordre du jour (il est possible d'en créer ici par exemple : https://etherpad.mozilla.org/ en cliquant sur "create a new public pad" ATTENTION ne PAS utiliser les pad en lite - ex. http://lite.framapad.org - car ces pads ne sont pas accessibles pour tout le monde)

    -Cet ODJ est complété et précisé collectivement en particulier avec les rapporteurs d'après les travaux en groupes et commissions

    3) Diffuser le lien de l'AG à l'agenda sur la page facebook de DRM Paris (http://www.facebook.com/pages/D%C3%A9mocratie-R%C3%A9elle-Maintenant-Paris-page-officielle/125835120846106?fref=ts).

    4) Diffuser l'invitation à l'AG et aux prochains rendez-vous (commissions, groupes de travail, cycle, assemblées thématiques, événements soutenus) par courriel (un modèle de mail est proposé en annexe 2 à la fin de cette rubrique). Ce courriel doit être envoyé  à partir de la boîte mail secretariatprisedelabastille@gmail.com (qui est inscrite à toutes les listes). L'envoi doit se faire à toutes les listes des commissions et groupes de travail du mouvement (http://paris.reelledemocratie.net/node/1494) ; faire plusieurs envois pour éviter la modération automatique sur les listes de take the square quand il y a trop de destinataire (voir annexe 3)

    5) Récupérer le compte-rendu auprès du preneur de note, le mettre sur un pad ; transmettre ce pad du projet de CR à l'ensemble des présents pour amendements éventuels ; mettre le lien du pad du projet de CR sur le pad de l'ordre du jour de l'AG pour que chacun puisse en prendre connaissance pour la validation à l'AG suivante.

    6) Changer le code d'accès à la boîte mail du secrétariat  (secretariatprisedelabastille@gmail.com) et relever les courriels reçus sur cette boîte mail  afin de transmettre les messages aux commissions / groupes de travail concernés, et à l'AG ; y répondre s'il s'agit simplement de donner des informations "techniques" (ex. lieu de la prochaine AG). Les secrétaires ne rentrent pas dans des débats de fond et n'utilisent pas la boîte mail du secrétariat pour donner leur avis personnel.

    7) Quand il y a de nouveaux groupes de travail ou commissions, mettre à jour la liste ici : http://paris.reelledemocratie.net/node/1494, en particulier rajouter la nouvelle mailing list pour qu'elle soit dans la boucle des envois du secrétariat.

    8) Quand des décisions ont été prise à l'AG concernant le fonctionnement du mouvement, (faire) actualiser la charte de fonctionnement.

    C] Lors de l'AG qui suit celle de leur désignation, les secrétaires doivent : 

    1) Présenter (ou faire présenter par le premier modérateur de la séance) le mouvement (http://paris.reelledemocratie.net/taxonomy/term/186 , le fonctionnement et les signes de l'assemblée (http://paris.reelledemocratie.net/node/481 )

    2) Veiller à la validation du preneur de tour de parole, du preneur de notes, et du modérateur

    3) Proposer un ordre du jour (en fonction a) des rapports des commissions et groupes de préparations, b) des contributions sur le pad de l'ODJ) à la validation de l'assemblée, avec amendements éventuels.

    4) Veiller à la validation du CR de l'AG précédente.

    5) Veiller à la désignation de nouveaux secrétaires.

    6) Transmettre les codes de la boîte mails du secrétariat aux nouveaux secrétaires, ainsi que les informations leur permettant de remplir leurs missions (notamment leur envoyer ce guide)

     

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    Annexe 1 : Modèle pour mettre en ligne l'AG sur l'agenda

    Objet : Assemblée générale du mouvement à Paris

    Ordre du jour à élaborer ensemble sur ce pad : (lien du pad de l'ODJ)

    - Accueil, présentation du mouvement : Réelle Démocratie Maintenant ! Paris  Ils nous ont appelés les Indignés
    - Validation des rôles et de l'ordre du jour
    - Validation du CR de l'AG précédente
    - Actualité transfrontalière des Assemblées.
    - Comptes-rendus des commissions et des groupes de travail, propositions de décisions
    - Tour de parole libre.
    - Calendrier : date et lieu de l'AG suivante et des prochains groupes de travail, commissions, cycles, assemblées thématiques, actions...

    Annexe 2 : Modèle de mail d'invitation à l'AG et autres RDV : 

    Bonjour à tou-te-s,

    La prochaine AG e aura lieu (date), à partir de (heure) à (lieu). L'ordre du jour est à préciser/élaborer ensemble : (lien du pad de l'ordre du jour). 

    La prochaine action du mouvement aura lieu le (date) à (lieu). 

    Les autres RDV à l'agenda : 
    (date) : groupe de travail pour (objet) (lien du rdv sur l'agenda) 
    (date) : action (objet) (lien du rdv sur l'agenda)
    (date) : commission (objet) (lien du rdv sur l'agenda)

    Pour rappel : 

    - on peut consulter l'agenda pour y trouver les rendez-vous au fur et à mesure de leur mise en ligne ici : http://paris.reelledemocratie.net/agenda

    - n'hésitez pas à jeter un coup d'oeil aux comptes-rendus des AG : http://paris.reelledemocratie.net/taxonomy/term/5

    - le mouvement est organisé en différents groupes de travail et commissions dont on peut trouver la liste complète (ainsi que les contacts et liens pour s'inscrire aux mailing lists) sur cette page : http://paris.reelledemocratie.net/node/1494

    A bientôt,
    Secrétariat Réelle Démocratie Maintenant ! Paris (ils nous ont appelés les indignés) 

     

    Annexe 3 : paquets de listes auxquelles envoyer le mail du secrétariat

    Quand il y a trop de destinataires, les listes take the square bloquent automatiquement les mails. Il faut donc envoyer l'invitation à l'AG en plusieurs fois (en limitant à chaque fois le nombre de listes destinataires). 

    Exemple:

    ENVOI 1 : 

    info-assemblee-paris@lists.takethesquare.net.

    drparis-commission-communication@googlegroups.com

    comm-reseau-paris@lists.takethesquare.net

    accueil-paris@lists.takethesquare.net

     juridique-paris@lists.takethesquare.net

     logistique-paris@lists.takethesquare.net

    ENVOI 2

    gt-actions-paris@lists.takethesquare.net

    drp-gratiferia@lists.takethesquare.net

    aardy@googlegroups.com

    gt-logement@lists.takethesquare.net

    gt-travailprecarite@lists.takethesquare.net

    ENVOI 3

    gt-ecologie@lists.takethesquare.net

    gt-dette@lists.takethesquare.net

    constituante-paris@lists.takethesquare.net

    gt-international@lists.takethesquare.net

    fonctionnement-paris@lists.takethesquare.net

    ENVOI 4 

    assemblee-montreuil@lists.takethesquare.net

    assemblee-belleville@lists.riseup.net

    veille-analyses-drm@lists.riseup.net

    gt-economie@lists.takethesquare.net

    gt-democratie@lists.takethesquare.net

  • Auteur

    sophie_b
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